为进一步规范内蒙古青基会工作档案管理，方便查阅资料，便于工作接续，现就青基会工作档案制定管理办法。

一、档案管理

（一）档案管理工作由办公室负责，各部门要严格按照《档案法》及档案部门有关规定将工作中形成的具有查考价值，应当归档保存的文件材料（包括发出文件、领导讲话、承办的会议文件、会计资料、基建图纸、希望小学报批材料、学生资料等文件材料和录音带、照片、光盘等声像资料）整理立卷，按要求及时归档，集中统一交办公室保存，个人不得保存原件。日常形成的文件资料，应坚持一月一整理归档；

（二）部门主办或参与筹办的重大会议活动相关文件资料，应在会议活动结束后一周内完成整理归档，并交由办公室统一管理。

二、归档范围

（一）单位主办起草的内蒙古青基会正式文件便函；

（二）单位工作中形成的、具有留存参考价值的非正式文件，包括领导讲话、通知、请示、汇报、报告、方案、主持人用语等各类文件资料；

（三）重要会议、重大活动筹备及组织实施过程中产生的所有相关文档，如筹备方案、推进表、协商函、选举票样、座席图等；

（四）有自治区领导、自治区团委书记、副书记参加的会议活动的照片、音频、视频资料；

（五）上级单位下发的具有参考价值的文件资料。以上均为非涉密文件资料。涉密文件资料交由团委办公室统一管理。

三、归档要求

（一）文件资料归档形式以电子版文档为主，重要的文件资料应同时归档纸质版。重要会议、重大活动在归档电子版的同时，纸质版须单独归档成册；

（二）各部门要根据文档的类别、形成时间、内容、性质等要素，对归档文件资料进行科学分类、合理编目、确保文档查阅方便快捷；

（三）各部门要确定用于集中储存电子版文档的电脑、移动硬盘或光盘等硬件设备，注意做好文件备份，同时设置用于存放纸版文档的文件柜；

（四）各部门须指定专人负责档案管理工作，并在岗位变动时及时做好交接。

四、档案的查借阅和移交

（一）档案的查借阅和利用要认真执行《档案法》和《保密法》，在征得主要领导同意后，方可查借阅或使用；

（二）国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明；

（三）对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。